Quand les métadonnées sont-elles produites et par qui ?

Quand ?

Les métadonnées sont créées de façon automatique ou manuelle.

Une partie est générée en même temps que le document lui-même, d’autres sont créées tout au long de la vie du document. 

Remplir les champs de la fenêtre « Propriétés » d’un document ou renseigner le contenu des balises méta d’une page HTML (<meta name="xxx" ... > : description, keywords, author…) revient à produire des métadonnées.

Qui ?

Cela varie selon les disciplines, la ressource décrite, les outils disponibles, mais c’est souvent le fruit d’un travail collaboratif.

Les auteurs ou créateurs du document, les professionnels de l’information, le producteur ou l'éditeur du site peuvent être amenés à créer des métadonnées.

Certaines métadonnées peuvent être renseignées par l’auteur du document lui-même (le titre, par exemple). Néanmoins, les créateurs de données numériques ne sont pas toujours les mieux placés ; non seulement la constitution des métadonnées peut-être longue et coûteuse, mais elle requiert des compétences particulières.

En raison de la nécessité d’une approche professionnelle du traitement de l’information, il est préférable que cette opération relève d’un spécialiste (bibliothécaire, documentaliste). Sans un contrôle terminologique de base, des métadonnées incohérentes ou incorrectes peuvent  dégrader de façon importante la qualité des résultats d'une recherche.