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Quand ?

Les métadonnées sont créées de façon automatique ou manuelle.

Une partie est générée en même temps que le document lui-même, d’autres sont créées tout au long de la vie du document. 

Remplir les champs de la fenêtre « Propriétés » d’un document ou renseigner le contenu des balises méta d’une page HTML (<meta name="xxx" ... > : description, keywords, author…) revient à produire des métadonnées.

Qui ?

Cela varie selon les disciplines, la ressource décrite, les outils disponibles, mais c’est souvent le fruit d’un travail collaboratif.

Les auteurs ou créateurs du document, les professionnels de l’information, le producteur ou l'éditeur du site peuvent être amenés à créer des métadonnées.

Certaines métadonnées peuvent être renseignées par l’auteur du document lui-même (le titre, par exemple). Néanmoins, les créateurs de données numériques ne sont pas toujours les mieux placés ; non seulement la constitution des métadonnées peut-être longue et coûteuse, mais elle requiert des compétences particulières.

En raison de la nécessité d’une approche professionnelle du traitement de l’information, il est préférable que cette opération relève d’un spécialiste (bibliothécaire, documentaliste). Sans un contrôle terminologique de base, des métadonnées incohérentes ou incorrectes peuvent  dégrader de façon importante la qualité des résultats d'une recherche.

Tout document électronique possède au moins une métadonnée incorporée : son nom de fichier. Les métadonnées peuvent être internes ou externes à la ressource décrite :

- encapsulées, « embarquées »  dans la ressource (fichier commun ressource-métadonnées : page html, document TEI, EAD)

- séparées de la ressource et stockées dans une base de données (catalogue bibliographique électronique). Elles peuvent être exportées séparément et associées à nouveau

- externes à la ressource mais livrées en même temps qu’elle (les propriétés d’un document Office qui ne migrent pas en même temps que celui-ci)

Les typologies de métadonnées sont fluctuantes, cependant elles sont classiquement divisées en trois catégories. Le « National Information Standards Organisation » (NISO), organisme de normalisation américain, distinguent :

- les métadonnées descriptives, conçues en vue de la recherche, du repérage et de l’identification des ressources (titre, auteur, résumé, mots clefs, date de parution…)

- les métadonnées structurelles facilitent la navigation et la présentation des ressources électroniques. Elles fournissent des informations sur la structure interne des ressources (table des matières, index, chapitre, section, page)

- les métadonnées administratives facilitent la gestion, la validation, l’archivage des ressources. Elles incluent des données techniques notamment, la gestion des droits, le contrôle d'accès et les conditions d’utilisation.

Créées à des fins diverses et complémentaires les métadonnées peuvent répondre à de nombreux objectifs. Conçues pour être lues et comprises soit par l’humain soit par la machine,  elles peuvent décrire une collection de ressources (bibliothèque virtuelle, site web…),  une ressource (page html) ou un segment de ressources (image, video, partie de texte…). Elles permettent de :

- faciliter  la recherche d'information  en décrivant le contenu de la ressource et en précisant la nature des liens hypertextes. Elles donnent lieu à un meilleur référencement. Rendre le web plus structuré est un des objectifs.

- favoriser l'interopérabilité par le partage et l’échange de données (syndication de sites)

- améliorer  la gestion et l'archivage

- gérer et de protéger les droits de propriété intellectuelle

- permettent d’authentifier une ressource (labellisation et évaluation de contenu)

Je ne résiste pas au plaisir d’évoquer l’article de Michel Mulot, conservateur honoraire des bibliothèques, Archivistes, documentalistes, bibliothécaires : Compétences et intérêts communs, paru dans le Bulletin des Bibliothèques de France, 2005, n°5, p9-12. Dans ce texte, présenté dans le cadre des Journées d’études interprofessionnelles des 28 et 29 janvier 2005 à la Bnf, Michel Mulot appelle avec force au rapprochement des trois professions.

Ces « métiers voisins, dont les compétences et les missions, et par conséquent les intérêts, se recoupent largement » ont toujours été mouvants et « pourraient bien être appelés à se rejoindre, voire à se confondre à nouveau. »

Il évoque trois enjeux politiques majeurs auxquels nos professions peuvent répondre ;

-         Préserver une diversité culturelle dans un monde où les pouvoirs économiques se concentrent de plus en plus ; « La déontologie du documentaliste l’oblige à faire cas de toutes les opinions, à rassembler tous les documents, y compris ceux dont il ne partage pas la cause. »

-         Conserver les traces du passé et les transmettre dans un contexte où les l’informations sont en permanence renouvelées, éphémères et immédiates ; « Nous serons bientôt les seuls, […], à compenser cette fuite en avant par un salutaire regard rétrospectif, par une mise en contexte».

-         Maîtriser les métadonnées, métanlangages et donc un métasavoir. Nos professions constituent selon Michel Mulot « une nouvelle espèce d’experts qui doivent gérer les modes d’accès au savoir ».

Voilà donc de quoi rassurer les plus pessimistes !